L'époque où les entreprises manipulaient des tonnes de documents physiques pour gérer leurs activités est révolue. Aujourd'hui, de nombreux outils permettent de simplifier le travail. Dans cet article, nous allons nous pencher le scanner, plus précisément le modèle digital et vous expliquer pourquoi son usage est indispensable pour améliorer la gestion de vos documents professionnels.
Le scanner numérique : un must-do pour les entreprises
Des dispositifs digitaux aux applications, en passant par les logiciels, et plus encore, étant intégrés à une technologie de pointe, diverses solutions de numérisation intégrées permettent à une entreprise de transformer son activité. Les business du monde entier dépendent des solutions de numérisation, en particulier depuis la pandémie du COVID-19, lorsque le travail à distance et les espaces de travail numériques sont devenus des solutions ultimes pour assurer la sécurité des employés et la fluidité des opérations commerciales. Avez-vous adopté des solutions de numérisation pour votre entreprise ? Si vous ne l'avez pas encore fait, cet article va vous faire changer d'avis. En effet, le scanner numérique est une solution technologique de vision par ordinateur dans laquelle des dispositifs intelligents sont utilisés pour lire des objets, des textes et effectuer les tâches prévues. Ces actions peuvent être variées, mais dans la plupart des cas, il s'agit de stocker des données ou de montrer des informations à l'utilisateur. Le dispositif utilise un logiciel pour analyser les codes, le texte ou les objets physiques capturés par la caméra d'un appareil intelligent. Certains modèles haut de gamme peuvent même traiter des vidéos et des objets en mouvement. Et toutes ces évolutions technologiques ont rendu les processus de gestion des documents en entreprise nettement plus efficaces. Pour en savoir plus, rendez-vous sur : materiel-informatique.frComment fonctionne un scanner numérique ?
Le scannage numérique comporte trois étapes de base :- Étape 1 : Capture de l'image : Le logiciel utilise la caméra de l'appareil intelligent pour capturer une image ou une vidéo en direct. Selon les besoins du logiciel, cette image/vidéo peut être un code à barres, un code QR ou l'objet lui-même.
- Étape 2 : Traitement des données : Le logiciel identifie les données pertinentes à partir du visuel capturé. Puis, il fait correspondre les données des codes ou des images stockées dans la base de données. Dans la plupart des cas, cette base de données est stockée en ligne, et l'application s'y connecte par internet pour recueillir les informations requises. Certains logiciels peuvent même traiter les images, les formes et les tailles pour les faire correspondre aux images stockées.
- Étape 3 : Affichage des informations : L'étape finale consiste à afficher les résultats à l'écran. La reconnaissance faciale, la détection de motifs et la détection d'espaces sont autant de moyens par lesquels le logiciel peut afficher les résultats escomptés. Et les informations peuvent être des données textuelles, une vidéo d'utilisation du produit ou une expérience d'essai virtuelle utilisant la réalité augmentée.
L'intérêt d'utiliser des scanners numériques pour les entreprises
Il y a de nombreuses raisons d'équiper vos bureaux d'appareils de scannage digital. En voici les plus importants :- Simplifie le processus de gestion des données : Ces appareils permettent de stocker tous les documents papier sous forme numérique dans un emplacement central, ce qui facilite et organise la gestion des documents d'une entreprise. En vue de rester réactif dans un salon et pendant les réunions en interne. Ainsi, tous les documents sont accessibles en quelques clics et conservés en toute sécurité.
- Une entreprise à l'abri des catastrophes : En disant adieu aux documents papier et en conservant tout sous forme numérique, une entreprise peut protéger toutes ses données contre les catastrophes naturelles et le vol. Il est possible de faire une sauvegarde des documents numériques et de les protéger par des identifiants et des mots de passe. Ainsi, une entreprise n'a pas à craindre de perdre des données importantes.
- Un gain de temps et d'espace : Ces dispositifs permettent aux entreprises de rompre avec les solutions classiques comme les classeurs et les salles de stockage de fichiers en papier, ce qui optimise l'espace de bureau et le rend plus organisé. En outre, la recherche d'un document devient très rapide et facile permettant ainsi de gagner un temps considérable.
- L'amélioration de la productivité : Les employés peuvent consacrer moins de temps à la recherche et à la gestion des documents et plus de temps à d'autres tâches importantes. Ainsi, non seulement les coûts opérationnels sont réduits, mais l'efficacité du bureau et la productivité des employés sont renforcées.
- Le renforcement de la sécurité : En convertissant les documents papier importants de l'entreprise en fichiers numériques, vous les protégez contre les violations de données, vous améliorez la précision des données, vous éliminez les accès non autorisés aux données, vous améliorez le contrôle des données et vous minimisez le risque de conformité au GDPR.
- Une meilleure expérience client : Grâce à un accès plus rapide et plus facile aux documents et aux dossiers, les entreprises peuvent résoudre plus rapidement les problèmes des consommateurs, obtenir un avantage concurrentiel, fidéliser les clients et offrir une meilleure assistance à la clientèle.
